如何建立和执行有效的费用政策

一个执行良好的费用政策可以帮助你的企业保护其利润免受不必要的支出，并灌输负责任的支出文化. 然而，创建和执行费用策略可能是一项管理挑战. 你可以采取以下几个步骤来解决这个问题.

如何建立费用政策

没有两家公司的费用政策是相同的，因为每个企业都有独特的需求, 员工与运营. 然而，有几个行之有效的步骤可以帮助你 建立费用政策 这使支出受到控制:

1. 吸引主要利益相关者: 和你的财务人员谈谈, HR, 销售和市场部门主管, 清楚地勾勒出每个人的观点和可能影响公司支出的业务需求.
2. 定义你的开支类别: 确定可能出现的类别，包括旅游，娱乐，客户vs. 非客户支出，餐饮和其他相关支出类型.
3. 设定预算: 根据历史数据和利益相关者的意见，为每个部门制定合理的预算.
4. 确定费用金额和报销规则: 清楚地勾勒出费用报告归档的流程，并设定报销时间表，这样员工就知道会发生什么.
5. 概述政策遵从程序: 定义对收据管理、报告和违反政策的后果的期望.

重要的是要注意，费用政策必须是灵活和适应性的. 年度评估, 以及在公司或行业发生重大变化时, 帮助它与不断发展的业务需求保持一致，并确保其有效性.

如何执行费用政策

以下程序通常用于协助管理执法工作:

• 要求员工提交所有费用的收据.
• 对于超过一定数额的开支，需要获得关键利益相关者的批准.
• 只向公司的少数员工发放公司卡.

然而, 这些步骤的不足之处在于，它们给你的财务团队(如果你有的话)带来了巨大的管理负担。. 您的财务团队可能经历过的常见痛点包括迟交收据, 花很长时间录入数据来结帐, 并且无法在不合规的公司卡消费发生之前对其进行限制.

我们最大的建议是:将时间和资源投入到费用管理和企业信用卡解决方案中，这些解决方案可以释放一些功能, 如:

• 创建支出控制，在刷卡之前限制不合规的支出.
• 处理批准提交的自动化工作流.
• 让员工更容易通过移动应用程序提交费用收据.

正确的费用管理解决方案可以帮助您数字化并执行您的费用政策. 这将为你的团队节省大量时间，他们可以将这些时间投入到更高的优先级上, 战略性的工作——同时保持你的利润.

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